Excel… uw vriend of vijand?

Bij de meeste gesprekken die ik heb gevoerd met toekomstige klanten, kwamen de volgende randvoorwaarden vaak ter sprake. Ten eerste een minimum tot geen maatwerk. Het liefste zou men bij eventueel maatwerk de werkprocessen zo willen aanpassen dat het binnen de standaard wordt afgedekt. Een heel mooi streven en dito uitgangspunt om een ERP-project in te gaan. Dit geldt trouwens niet allen voor ERP, maar voor ieder type IT-project. Een tweede veel voorkomende randvoorwaarde is dat men af wil van de vele Excel-lijstjes die in omloop zijn. Op deze laatste wil ik wat dieper ingaan. 

Een leuk voorbeeld is een gesprek dat niet al te lang geleden plaatsvond met een productiebedrijf die van een ‘handgemaakte’ IT-oplossingen een volgende stap wil maken door naar een geïntegreerd ERP-systeem te gaan. Deze persoon gebruikt voor de aansturing van zijn fabriek een Excel-sheet van meerdere GB’s. Het gelukkigste moment in zijn carrière was de dag dat Microsoft aankondigde dat de limiet van 66.000 regels in Excel opgehoogd werd naar oneindig. Aj!  

Er worden (onbewust) grote risico’s genomen! Vaak gedreven door gebrek aan functionaliteit of budget om rapporten of inzichten in het huidig ERP te ontwikkelen, ontstaat er bij gebruikers de drang om dit op te lossen met Excel. De gebruiksvriendelijkheid en eenvoud van Excel houden een gebruiker daarbij niet tegen. Helaas leidt dit in vele gevallen tot het aanmaken van een complete sub-administratie buiten ERP, want binnen Excel is er geen integratie met financiën, het is voor bijna (nagenoeg) niemand bereikbaar (Excel-bestanden zijn vaak lokale of gedeelde documenten en dan kan er maar één persoon tegelijk in werken) en de waarheid wisselt met de dag. Vele verschillende versies worden verspreid via mail of andere kanalen, waarbij men zeker het gebruik van complexe macro’s niet schuwt. Oef! En wat als…? 

Is Excel dan geen goed product? Mijn antwoord is hierin vrij eenvoudig. Excel is een super tool om gegevens náder in te analyseren en te rapporteren. Bijna iedereen kent Excel en heeft er zakelijk of privé wel eens mee van doen. Mijn vrouw d’r huishoudboekje wordt erin bijgehouden bijvoorbeeld. Dit betekent dat het een laagdrempelig product is waarmee je snel van start kunt. Daarnaast is er altijd wel een iemand (bv. collega) die jou verder kan helpen.

Maar stel nu dat we de gegevens niet vastleggen in Excel, maar in ERP (waar het ook voor bedoeld is!)? En deze daarna aanbieden aan Excel (al dan niet direct van de database of met tussenkomst van een datawarehouse of gewoon door simpel knippen en plakken), zodat we de gegevens verder kunnen analyseren, opmaken en rapporteren. Dan houden we de situatie dat de waarheid (datagegevens) uit ERP komt en je gebruik maakt van de kracht van een product waar vele mensen zeer kundig in zijn. Volgens mij is Excel zo fout nog niet. Herkenbaar?

Plannen is een kwestie van keuzes maken!

Planning blijft altijd een heikel punt. Vragen als, hoe loopt de planning? Stuur ik wel op tijd bij? Wat als deze order vertraagt? Als ik ziek ben kan dan mijn collega het werk nog overnemen? Deze vragenlijst had ik nog veel langer kunnen maken, maar ik denk dat he punt wel duidelijk is. Vragen die je bij de meeste (productie)bedrijven tegenkomt. Als ERP-leverancier krijg ik ook regelmatig het verwijt dat ERP geen planningspakket is. Dat is wel wat vreemd. In de basis is ERP een rekenmachine die o.b.v. behoefte uitrekent wat er zoal moet gebeuren om hieraan te voldoen, rekening houdend met materiaalbeschikbaarheid, beschikbare capaciteit en een lading parameters waarmee planning, magazijn, expeditie, etc. op tijd beleverd worden om aan de eindvraag te kunnen voldoen.

Nu snap ik heel goed dat bij veel mensen de beleving van planning het best tot hun recht komt wanneer ze een grafisch planbord (Gantt) zien. Kleurige balkjes met informatie die d.m.v. ‘Drag & Drop’ heen en weer geschoven kunnen worden. Dit alles om manueel invloed uit te oefenen op een bestaande planning, voortgangsbewaking óf eventueel, zoals we dat vroeger vanuit de autogarage kenden, een kaartenbak die vanuit de orders gevuld moet worden. Een lijst met opdrachten (lees: een handvol kaartjes) die netjes op de juiste dag van de week en/of uur van de dag bij de juiste monteur worden gestoken. In het verleden werd dit soort tooling apart aangeboden náást een ERP-systeem. ‘Best of Breed’ werden deze pakketten genoemd! De truc was om vanuit MRP het voorgestelde behoefteplan en de orders te interfacen met het planpakket om daar de uiteindelijk detailplanning te maken en bij gereed melding weer retour te interfacen met de juiste gegevens. Mmmm…

Je ziet vaak dat er vanuit deze planningstool een nauw verwantschap is met een MES-systeem (Manufacturing Execution System). Maar hier schrijf ik in een komend blog nog wel eens over, want ook over MES kun je boeken vol schrijven.

 

Haarlemmer olie

Het lastige van een geinterfaced pakket is natuurlijk altijd de hoeveelheid informatie die over en weer moet. En is deze informatie dan realtime? Moeten mensen die informatie willen over de planning inloggen in het planningspakket? Of kunnen ze dit terugvinden in hun ERP-systeem waarin ze hun dagelijkse werk doen? Denk aan een verkoopmedewerker die wil zien hoe het met zijn spoedorder gaat. Heden ten dage zie je dat steeds meer ERP-systemen de functionaliteit om grafisch te kunnen plannen al hebben opgenomen.

Daarmee is de interface niet meer benodigd en is de informatie realtime inzichtelijk voor alle medewerkers. Mooie stap voorwaarts! De koppeling met de benodigde materiaalleveranties of beschikbaarheid is mede hierdoor aanwezig, waar een stand alone planningspakket meestal niet uitgaat van materiaal constraints.

Als u voor de keuze staat uw planning opnieuw te automatiseren of d.m.v. een ERP-upgrade een verbeterslag in uw productieapparaat te maken, denk ik dat het belangrijk is te overdenken wat van een pakket verwacht mag worden. Denk bij de voordelen aan stand alone versus geïntegreerd. Het grafisch plannen wordt nog wel eens geïnterpreteerd als de “Haarlemmer olie” voor planningsproblematieken. “Ik kan nu dus precies zien wat de gevolgen zijn voor de rest wanneer ik een order verschuif.” Ten dele kan dit waar zijn, maar als u gemiddeld 100 orders per dag verwerkt/ plant, kan dit qua weergave nog wel eens lastig zijn. Misschien bent u wel gebaat bij functionaliteit die u inzicht geeft in alleen de uitzonderingen. U wilt niet ‘vermoeid’ worden met inzicht in de processen die goed lopen.

Vito

Al met al behoeft het inzetten van een planningstool uitzoekwerk en is het van belang duidelijk te weten welk doel de planning moet dienen. Per situatie kan het zijn dat andere tooling ingezet moet worden. Ik heb veel bedrijven vol enthousiasme zien beginnen met de meest geavanceerde planningstool met de mogelijkheid om op basis van allerlei constraints u van informatie en aanbevelingen te voorzien. Uiteindelijk mondde dit uit in beperkt of geen gebruik maken van deze tooling om de eenvoudige reden dat het opzetten van constraints, het beheren van de tool, het vertrouwen in een interface of de black box niet lukte. De Mercedes CLS kan een fantastische auto zijn om mee te rijden, maar wat als u koelkasten wilt vervoeren? Waarschijnlijk gaat de Vito u dan meer helpen. Herkenbaar??

Lean & ERP, een goed huwelijk?

Twee tegenpolen in één omgeving, twee kampen die tegen elkaar opbieden. ERP is gebaseerd op het registreren van gegevens om zodoende te sturen, controleren en rapporteren. Lean is (in grote lijnen) bedacht vanuit het principe om zo min mogelijk ballast te creëren om een product te leveren. Tot op het bot registreren van producten, productiestappen, etc. is in deze uit den boze.
Toch kunnen beide werelden niet zonder elkaar! Hoe Lean je ook bent, een keer moet de factuur verstuurd worden. Uiteindelijk komt jaarlijks de accountant, de belasting zal aangegeven moeten worden en niet alle inkoop heeft een directe relatie met uw te leveren goederen, ga zo maar door. Ergens komen Lean & ERP elkaar tegen, dus waarom niet een situatie bedenken waarbij ze complementair zijn aan elkaar?

Elimineren

Let wel: u bent niet in één nacht Lean. Hoeveel literatuur u ook leest, hoeveel kennis uw bedrijf ook in huis heeft, even een transitie naar Lean is niet zomaar gemaakt. Allereerst zal de huidige werkwijze in kaart moeten worden gebracht om inzicht te krijgen hoe de verschillende (productie- en informatie)stromen lopen. Value streaming wordt dit in Lean-terminologie genoemd. Het belangrijkste in deze exercitie is het in kaart brengen van de handelingen die géén waarde toevoegen. Deze wilt u elimineren. Mogelijke oplossingen: plaats wijzigingen van het machinepark, het inzetten van hulpmiddelen, etc. Uiteindelijk zult u naar een situatie moeten waarbij u een stabiele productstroom met een minimum heeft aan niet-waarde-toevoegende-handelingen. Een goed voorbeeld hiervan is de KanBan-methodiek (in verschillende vormen). Hierbij maakt u gebruik van het zelfregulerende mechaniek van een Pull-situatie. Oftewel; een zelfsturend mechanisme. De verschillende stations weten wat het volgende station vraagt. Bijvoorbeeld: er staat een lege bak om gevuld te worden, zodat de volgende stap weer verder kan. Zodoende produceren ze op afroep precies datgene wat er gevraagd word. Het station met de langste doorlooptijd bepaalt de hartslag van de lijn. Dit wordt ook wel de tacttijd genoemd. De overige stations kunnen misschien andere werkzaamheden uitvoeren, waardoor de gehele lijn in een cadans kan opereren zonder wachttijden.

Dat klinkt heel mooi, toch? Maar hiervoor moet wél wat onderzoek gedaan worden en het nodige geoptimaliseerd. Daarnaast zijn er randvoorwaarden waarmee men rekening dient te houden. Is een station in staat om gecombineerde werkzaamheden te verrichten? Zijn er wel werkzaamheden om bij ieder station de tacttijden aan te passen aan de cadans? Zulke vraagstukken dienen uitgezocht te worden (een sterk wisselend productportfolio maakt zo’n transitie moeilijker).

Een goed huwelijk

Nu kan het best zijn dat niet al uw producten of productielijnen geschikt zijn om met KanBan te werken. Dit betekent dat uw productieapparaat misschien wel hybride ingericht moet worden: een deel met KanBan en een deel op de klassieke discrete manier. Product- of bewerking gerelateerd. In dit soort situaties is het wel van belang dat u een ERP-systeem bezit dat hiermee om kan gaan. Nog mooier zou zijn als deze u kan ondersteunen in de transitie van de klassieke discrete productie naar een Lean-situatie. Daarnaast kan het toch wel vertrouwd aanvoelen om nog inzicht te hebben in de vraag achter de KanBan. Hierbij kunnen deze twee werelden een prima huwelijk sluiten, toch?

De gebruiker centraal

De gebruiker centraal is eigenlijk de platte vertaling van “consumerization of IT”. Dit is niet alleen een hippe kreet om weer eens wat nieuws te roepen in IT-land, maar een trend die enkele jaren geleden is ingezet.

Video recorder

In het verleden werd door verschillende softwarehuizen voorgeschreven hoe software eruit zag en hoe de gebruiker deze moest gaan gebruiken. Helaas was de grondslag van software vaak vanuit techniek en functionaliteit geschreven. In veel gevallen werd er vergeten dat eenieder die de software moest gebruiken niet de persoon is die dag en nacht met vierkante ogen naar een monitor staat te turen. Vaak zijn het gewone mensen die naast hun werk soms andere hobby’s hebben dan computers. Eén van de mooiste voorbeelden hoe je compleet je klant buiten beschouwing houdt bij het programmeren van een device is wel de bekende videorecorder. Lezers van deze blog die na 1995 ;-) zijn geboren zullen misschien niet weten waar ik het over heb, maar dit was de voorloper van de dvd-speler of eigenlijk de HD-recorder zoals we deze nu kennen.

De videorecorder werd begin jaren ‘80 zeer populair, omdat je doormiddel van grote magnetische banden programma’s kon opnemen om deze later weer te kunnen kijken. Daarnaast kon je bij de plaatselijke videotheek ook films huren om (met het gezin) te bekijken. Real-time opnemen was nooit zo’n probleem. Je zette de videorecorder op het juiste tv-kanaal en op het moment dat het programma begon, drukte op je REC en de rest ging vanzelf. Natuurlijk was je niet altijd in de gelegenheid om te wachten tot een programma begint en eindigt. Zodoende kon je de video recorder ook programmeren. Dit was zachtjes gezegd vaak een drama, wij mannen zijn natuurlijk te trots om een beschrijving te lezen en zodra het echt niet meer lukt, gaan we hem alsnog raadplegen. In vele gevallen werd het daar óók niet beter van. Ik ben er van overtuigd dat er huwelijken zijn gesneuveld bij de opkomst van de videorecorder.

Nieuwe generatie

Dit is volgens mij een duidelijk voorbeeld hoe software vanuit de techniek wordt geschreven en men totaal aan de gebruiker voorbij gaat. Tegenwoordig is dit wel anders! We kopen of huren (SAAS) zelfs Software en willen eigenlijk direct na aanschaf aan de slag. De consument eist van de softwareleverancier een dermate intuïtieve oplossing, dat er met geringe tot geen training mee gewerkt kan worden. Voldoet je software niet aan deze criteria dan loop je een grote kans dat de consument jouw product of software links laat liggen. De ‘app’ is hier wel het grote voorbeeld van (op app’s kom ik in een andere blog terug). Je installeert zo’n stukje software op je telefoon, tablet of pc en eigenlijk kun je direct aan de slag. Doet hij niet wat je ervan verwacht, download je een nieuwe/ andere. De app is er één, maar ook andere software zoals ERP- of CRM-producten ontkomen er niet aan om mee te gaan in deze transitie. De gebruiker is veeleisender en verwacht gebruiksgemak! Belangrijke informatie moet naar u toekomen. Geen ellenlange zoektocht naar (stuur)informatie, maar direct beschikbaar. Het liefst op de startpagina. De opmaak van de schermen en rapporten moet eenvoudig en naar eigen smaak kunnen worden aangepast, zodat de gebruiker zo optimaal mogelijk kan werken. De huidige generatie schoolverlaters wil met moderne software werken en stelt dit in vele gevallen zelfs als criterium om bij een werkgever aan de slag te gaan. Het staat natuurlijk niet echt stoer op een CV dat je met je 27 jaar al vier jaar AS400-ervaring hebt. Dit betekent dat werkgevers bij de selectie van bedrijfssoftware niet alleen hun keuze kunnen maken voor functionaliteit en prijs, maar hoe modern en innovatief het platform is, ook belangrijk is. Laten we de huidige kracht van social media daarbij alstublieft niet vergeten. Bovenstaande gaat ondernemingen helpen om nieuw, jong en ambitieus talent te werven, maar zeker ook te houden. Dit moet herkenbaar zijn…

De voorraad telt!

De kalkoen en de oliebollen zijn weer achter de rug. We gaan het nieuwe jaar met nieuwe -of soms oude- voornemens tegemoet. De periode tussen Kerst en Oud en Nieuw is voor velen het ideale moment om met een paar extra vrije dagen van een leuke vakantie te genieten. Helaas geldt dit niet voor iedereen. Bij ambulance-, ziekenhuispersoneel of andere dienstbare beroepen kunt zich voorstellen dat deze op de feestdagen en de tussenliggende werkdagen moeten werken. Ook in het bedrijfsleven zijn vrije dagen met de feestdagen geen vanzelfsprekendheid.

Tijdens de jaren die ik als logistiek manager heb gesleten, had ik naast het Bedrijfsbureau ook de verantwoording over het Magazijn en Expeditie. Tijdens de feestdagen hadden wij een terugkerend fenomeen: de definitieve voorraadtelling. Op 31 december kwam de accountant controleren hoe het financieel werkelijk stond met de voorraad.

Voorraadtelling is eigenlijk niets anders dan de geadministreerde voorraad in het ERP-systeem “matchen” met de werkelijkheid op de vloer en het magazijn. Ik zal in een notendop uiteenzetten hoe wij dit destijds deden. Het was heel simpel. Per artikelgroep draaide ik de verschillende voorraadlijsten uit. Per locatie telden we wat er lag en uiteindelijk corrigeerden we als er een verschil was. Kleine verschillen waren niet zo interessant, maar soms kwamen er grote verschillen boven tafel. Deze moesten (uiteraard!) nader onderzocht worden. Er was altijd een top10 waarvoor verantwoording moest worden afgelegd, inclusief een actieplan om deze voor het nieuwe jaar te voorkomen. U begrijpt het waarschijnlijk al, niet echt een leuke klus.

Uiteindelijk vonden we dat dit eenvoudiger en beheersbaarder moest. Dit kun je op verschillende manieren doen. Denk aan hele (complexe) dure magazijn-optimalisatie-tooling om de telling optimaal in te richten. Aan het fysieke werk ontkom je echter niet. Iemand moet het werk doen, wat voor een slimme tool je ook aanschaft. Uiteindelijk hebben we er dus voor gekozen om te bekijken hoe we met het huidige ERP dit werk administratief makkelijker konden maken. Een greep uit de ondernomen acties: 

• We hebben de tellijsten niet o.b.v. artikelgroep uitgedraaid, maar o.b.v. looproute door het magazijn:  dat scheelde een hoop loopwerk
• Hardlopende grondstoffen vaker regulier tellen
• Stuklijsten van de hardlopende eindproducten controleren op correctheid
• Bij aantreffen ‘lege locatie’ het ERP controleren op voorraadstand, indien nodig corrigeren.

Sommige zijn inkoppers, maar het heeft ons een hoop werk gescheeld. Het resultaat gaf voldoening: onze voorraadbetrouwbaarheid steeg en het tellen ging aanzienlijk sneller. Plus…onze accountant had meer vertrouwen. En dat scheelde mij op oudejaarsdag weer een hoop uren!

Natuurlijk konden wij de stap zetten richting additionele magazijn-tooling of functionaliteit, maar we realiseerde al behoorlijk wat winst met datgene wat ERP op dat moment kon bieden. Het is wel van belang je rapportage op orde en sluitend te krijgen…. Herkenbaar?

Abra-ca-dabra, sim-sala-bim…en daar is Lean (1)

Het lijkt haast wel een toverwoord. Nog steeds hoor je op een gemiddeld event voor producerende bedrijven het magische woord Lean. Ook de vele adviseurs en consultancybureaus nemen het woord maar al te graag in de mond. Ten opzichte van enkele jaren geleden neemt het af, maar het blijft hot.

Maar wat is het nu eigenlijk? En waarom zou je Lean moeten zijn? Levert dit nu echt zoveel op? En is uw bedrijf hier wel klaar voor? Het vraagt namelijk nogal iets van uw bedrijf. Lean wordt beschreven als een cultuuromslag. Zeker mensen op de werkvloer zullen hier veel van merken. Dit betekent gedragenheid door de gehele organisatie, maar nog belangrijker: bewustwording en besef wat het daadwerkelijk oplevert.

Als je kijkt naar de filosofie van Lean komt Wikipedia met het volgende: Lean Manufacturing is een managementfilosofie die erop gericht is om maximale waarde voor de klant te realiseren met zo min mogelijk verspillingen. De methode is afkomstig van de Japanse autofabrikant Toyota. Door de 'slanke productie' zou de kwaliteit van het product omhoog en de kosten omlaag gaan, wat leidt tot een verbetering van het bedrijfsresultaat.

Da’s een mond vol, maar stiekem veelomvattend. Er zijn vele tools om uw bedrijf Lean(er) te maken. Neem bijvoorbeeld het 5S programma, waarin u eigenlijk heel eenvoudig een cultuur van opruimen en schoonhouden op de werkvloer kunt realiseren. Hiervoor zijn geen dure software of consultancy skills nodig! De winst zit hem met name in tijdswinst. Bijvoorbeeld: hang gereedschap terug op het bord, plaats pallets op de specifiek gemarkeerde plaatsen, zodat de opvolgende bewerking zonder tijdsverlies verder kan. Opruimen maakt overzichtelijk.

Een andere veelvoorkomende is het Six Sigma programma wat u in staat stelt een cultuur te borgen van continu verbeteren. ‘Meten is weten’ is hier het motto en op basis van statistische gegevens (KPI’s) kunt u bepalen waar verbeterd kan worden. En, zeer belangrijk, blijf dit opvolgen!

Vele van deze meetgegevens kunt u uit uw ERP-systeem halen. Ook uw ERP-systeem zal ruimte overlaten tot verbetering en vermindering van administratie en tijdsverspillingen. Sommige ERP-systemen bieden hiervoor KanBan-oplossingen. Het thema ‘ERP & Lean’ zal binnenkort nog wel een keer vaker voorbij komen in dit Blog.

Nu wil ik niet compleet uitweiden over allerlei Lean-programma’s, maar ik wil u wel duidelijk maken dat er meerdere wegen naar Rome leiden om Lean te zijn of te worden. Dit hoeft niet altijd te resulteren in aanschaf van dure softwareapplicaties, maar kan in vele gevallen al met de middelen die u reeds heeft. We hoeven niet morgen als Toyota te produceren, maar als we enigszins zouden kunnen profiteren van hun successen in procesoptimalisatie zullen we dat niet laten. Uiteraard.

Wat zegt úw buikgevoel?

Wat hebben we het afgelopen jaar gedaan? Wat kunnen we volgend jaar verwachten? Hoe zou de markt reageren? Hebben we de crisis nu gehad? Etc. 

 

Als ik u nu zou vragen hoe het aankomende jaar eruit gaat zien m.b.t. een willekeurige productgroep die u levert, dan zijn bovenstaande vragen zeer valide. Ergens zult u iets moeten/ willen roepen. Om uw budgettering dicht te krijgen wilt u dicht bij de waarheid staan, toch? Het kan immers zijn dat u dan misschien moet investeren in mensen of middelen. Daarin wilt u de plank (zeker!) niet misslaan. Laat staan dat u halverwege het jaar merkt dat u teveel resources hebt verworven en deze spreekwoordelijk uit hun neus staan te eten. Niet echt een echt prettig scenario lijkt mij. Ook uw leveranciers zullen mee moeten kunnen schakelen in het gevraagde tempo van uw klant. Die zullen dus ook tijdig geïnformeerd moeten worden. Uitdagingen met een afhankelijkheid. 

 

De vraag is: hoe komt u nu tot een juiste forecast, zodat u uw middelen hierop kunt afstemmen? Een oplossing in deze zou een Demand Planning-tool zijn, maar dit zijn kostbare producten. Ook vergt dit nogal wat implementatie tijd. Ik heb me laten vertellen dat de ‘Mercedessen’ onder deze tools de kosten van een ERP-traject met zich mee kunnen brengen. Al zou hiervan de helft maar waar zijn, dan nog steeds, is dit een significante investering! Dit zou natuurlijk valide kunnen zijn voor uw bedrijf, begrijp me niet verkeerd. Deze tools hebben niet voor niets hun bestaansrecht verworven.

Maar helaas is het in veel gevallen een hele grote pleister op een klein wondje. Oftewel; schieten met kanon op een mug. Het risico met deze producten is dat ze als een black box-oplossing worden ervaren en mensen(!) gaan twijfelen over de uitkomsten. In dit geval kan hier dezelfde scepsis ontstaan die we ook soms tegenkomen bij MRP-implementaties (zie blog: een MRP advies).

Dit moet pragmatischer kunnen. Uit m’n ERP-systeem haal ik wat ik de afgelopen jaren heb gedaan, daarnaast wil ik een beeld hebben wat de trend is, waarbij ik rekening wil houden met enkele parameters. Denk aan beoogde groei, uitbesteding etc. Als ik heel erg mijn best doe, zal ik met het handje in Microsoft Excel een heel eind komen.

 

Één belangrijk aspect moeten we daarin nooit vergeten. Hoe ver je dit ook automatiseert en optimaliseert, uiteindelijk is er altijd één onzekere factor en dat is het buikgevoel, instinct of laten we zeggen ons opportuun marktgevoel. Het zal altijd meewegen in uw uiteindelijke hoeveelheden te plannen producten. Dus ergens gaandeweg wilt u kunnen ingrijpen of corrigeren voordat de planningen de vloer opgaan of de budgetten voor goedkeuring worden ingediend. Ik zou hier wel rekening mee houden als ik tooling aanschaf. Zorg dat inzichtelijk is waar de aantallen vandaan komen en nog belangrijker: wat de effecten van de verschillende parameterveranderingen zijn. Ik wil gewoon in controle blijven, u toch ook?

We leveren op tijd, toch?

“Meneer Berends, ik ben niet echt tevreden over de leverprestaties van uw bedrijf. Herhaaldelijk komen orders te laat of worden in deelleveringen uitgeleverd.” Potverdrie! Dat is nou niet wat je als account manager graag hoort. Klanttevredenheid staat hoog in het vaandel en toch klaagt deze klant. Hoe is dit mogelijk? Vastbesloten vind ik mijn weg naar de logistieke afdeling. Ik ga ze eens even flink aan de tand voelen, want dit kan niet waar zijn. Daar aangekomen begin ik mijn tirade over ‘de zoveelste keer’, enz. enfin…

 

De logistiek manager blijft kalm, typt wat in zijn systeem en uiteindelijk pakt hij het uitdraaitje van de printer. “Erwin, je klacht is onterecht. Kijk hier, ik heb net de leverprestatie uitgedraaid en daarin staat dat wij 98% hebben. Dat is toch niet echt beroerd.” Helaas moet ik hem daar gelijk in geven. 2% issues kunnen de klachten niet echt onderbouwen. Wat is hier aan de hand? Ik besluit de klant te bellen met de vraag of hij onze prestaties meet en of hij deze cijfers wil delen. Misschien valt het allemaal wel mee en klaagt hij nou net over dat ordertje waar hij echt op wachtte. “Ik zal je het rapport toesturen, dan zal je zien waar het misgaat. Vreemd dat jullie dit zelf niet meten?”, is het antwoord aan de telefoon als ik hem bel. Waarop mijn antwoord luidt “dat doen we wel, ik ben alleen benieuwd waar de discrepantie zit.”

Uiteindelijk vergelijk ik zijn rapport met de onze. De klantversie laat een overall leverprestatie van 25% zien. Ik lever gemiddeld de helft van mijn orders in delen. Ik herbevestig meerdere malen dezelfde orders met een latere levertijd, ga zo maar door. Schrikken dit. Nog erger: wat een puinhoop hebben we ervan gemaakt! Na enig onderzoek kom ik erachter wat het probleem is. Ónze meting houdt geen rekening met deelleveringen. Als het eerste deel voor de bevestigde datum wordt geleverd, rekent ons systeem de gehele order ‘op tijd’. Tevens rekent hij met de laatst bevestigde datum i.p.v. de eerst afgegeven leverdatum. Op deze wijze houden we ons zelf wel voor de gek. Uiteindelijk denk je het zeer goed te doen, terwijl onze klant terecht (!) ontevreden is.

Dit betekent: afstemming zoeken met de klant hoe wij gezamenlijk omgaan met leverprestaties om uiteindelijk op de juiste KPI’s te sturen en dat ik niet continu voor verrassingen kom te staan. Stelt u zich voor dat u net dat grote contract met deze klant wilt sluiten en de klant komt met zulke klachten én onderbouwing. Dat wordt lekker onderhandelen.

In de tijd dat ik productieplanner was, had ik de verantwoording om de productieprestaties te rapporteren aan de Supply Chain Planners. Daarmee waren deze mijn interne klant. Zo zou ik vele voorbeelden kunnen noemen, u ook wel denk ik…

Metingen of KPI’s zijn zeer goede middelen om na te gaan hoe uw bedrijfsprocessen functioneren, maar ik denk dat het wel belangrijk is dat u en uw klant over dezelfde uitgangspunten praten. Belangrijk in deze blijft dat u tezamen afstemt hoe KPI’s gedefinieerd, gemeten en geïnterpreteerd moeten worden. Achteraf discussiëren is altijd lastiger dan vooraf…

Integraal gedachtegoed: een gemeenschappelijk goed (1)

Misschien kunt u zich het volgende spelletje nog herinneren. U zit met meerdere personen op een rij en de eerste persoon fluistert een volzin en deze fluistert dit weer door aan de tweede, enz. Uiteindelijk moet de laatste persoon de zin hardop uitspreken. Zeer grote kans dat deze op geen enkele wijze lijkt op de volzin waarmee de eerste persoon is gestart. Dit is een extreme vorm van hoe het mis kan gaan als processen niet geïntegreerd zijn. Iedere, laten we zeggen, menselijke tussenkomst interpreteert, vertaalt en spreekt op zijn eigen wijze. Maar wat verwachten we nu van ons IT-landschap?

 

Ik weet nog goed: begin 2000 startte ik bij een nieuwe werkgever als werkvoorbereider/ engineer. Mijn desktop werd door IT klaargemaakt en ik kreeg de beschikking over ruim twintig (!) applicaties. Juppie. Van CAD-systeem tot gereedschap-beheer, van MRP tot expeditie-systeem. Ik ben, geloof ik, een jaar bezig geweest voordat ik zelfstandig van de ene applicatie naar de andere kon navigeren om mijn processen af te handelen. Ik werd hier natuurlijk (!) ondersteund door de vele uitzonderingen op de regel. Nu is het een utopie om te denken dat je heden ten dage met één applicatie uit de voeten kunt, maar je ziet wel dat pakketten beter met elkaar integreren en dat ERP natuurlijk een behoorlijke vlucht heeft genomen.

Maar nog steeds blijft mijn vraag valide. Wat verwacht ik uiteindelijk van mijn systeem? Volgens mij is dit ondersteuning van de bedrijfsprocessen op een dusdanige manier dat ik tijd bespaar of handelingen beter en/of slimmer kan doen. Wat mij enorm zou kunnen helpen is dat ik de informatie die erin stop, ik niet hoef op te zoeken, maar dat ik signalen krijg (proactief!) over zaken die mis dreigen te lopen. Focus dus, op alléén zaken die er toe doen (zie mijn blog over voortgangsbewaking).

Ik denk dat het belangrijk is om te benadrukken dat applicaties tegenwoordig zóveel meer kunnen dan informatie opslag en rapport generatie. Er valt veel tijd te besparen met informatievoorziening. Laat informatie naar u toe komen i.p.v. het te halen! Maak gebruik van het geïntegreerd geheel. Dit zou kunnen betekenen dat u er op sommige vlakken meer informatie in moet stoppen dan benodigd is voor úw werkzaamheden, maar een collega zou hier heel veel baat bij kunnen hebben. Ik kom even terug op de werkvoorbereider. Hoe nauwkeuriger hij/ zij zijn werk doet, des te completer de voorhanden informatie is. Hoe sneller de planner dus beslissingen kan maken en op de werkvloer sprake is van een geoliede machine. En bij klachten door verkoop snel naar de originele informatie gezocht kan worden, enz... wat een potentie!

Dit vraagt echter wel iets van de betrokkenen. Integraal gedachtegoed is een gemeenschappelijk goed en maakt dat de informatievoorziening steeds beter en pro-actiever wordt. Toch vormt dit in de dagelijkse beslommering nog een te nemen hobbel. Je moet iets extra’s doen, waar je zelf geen baat bij hebt, maar je collega’s en het bedrijf des te meer. Niet Veronica, maar informatie komt naar u toe deze zomer! Herkenbaar?

Laat de klok uw werk doen

Vrijdagmiddag… einde van de dag. De week zit er bijna op en het wordt tijd om de urenverantwoording op orde te brengen. Even de lijstjes completeren en dan kunnen deze ingeleverd worden. Hopelijk zit ik deze week op 100%, want uiteindelijk is dat mijn doel. Aan die ene order had ik wel iets langer werk gehad dan dat werkvoorbereiding had voorzien. Op zich hoeft dat niet zo’n probleem te zijn, want dat ordertje van gisteren heb ik al zo vaak gemaakt dat ik daar geheid uren aan heb overgehouden.

Het ‘uren-kwartet’ kan beginnen en mijn weeklijst is gereed. In 1995, toen ik in de machinefabriek werkte, ging dit zo. Aan het einde van iedere week moesten de uren verantwoord worden en het was de truc om op 100% uit te komen (voor gecalculeerde uren vs. de werkelijk bestede uren).

In die tijd leefden wij ook in de illusie dat als je geen 100% haalde per week, dit wel eens nadelig kon uitpakken voor je jaarlijkse beoordeling. Ik heb vele discussies op het werkvoorbereidingskantoor gehoord wanneer mensen vonden dat er te weinig uren gecalculeerd werden voor een klus. Soms had ik het idee dat de discussie om de uren meer tijd kostte dan datgene wat ze dachten te kort te komen. Herkenbaar?

Uiteindelijk werd bij de implementatie van een nieuw ERP-pakket ‘Shop Floor Control’ geïntroduceerd. De werkbonnen werden van barcodes voorzien en voordat je aan een klus begon, liep je naar de klok en scande je eerst je persoonsbadge en dan de werkbon. Het werk kon beginnen en als je tussentijds werkoverleg of een cursus had, klokte je uit op een absentie code.  Uiteindelijk, als de klus gereed was en een nieuwe gestart moest worden, klokte je de nieuwe klus in waarmee automatisch de oude klus beëindigd werd en je de gereed gemelde aantallen moest invoeren. Dit had wel wat voeten in aarde. Je kon dus niet meer zomaar je uren kloppend maken. ‘Big Brother is watching you’ zullen velen gedacht hebben. Wat als de uren niet klopten? Hoe krijg ik dat nu weer gerijmd aan het einde van de week? Vele tegenwerpingen kwamen met name uit de werkplaats. Uiteindelijk heeft het jaren geduurd voordat de menselijke discipline op orde was in de werkplaats, waarbij mensen op de juiste manier klokten en zorgden dat foutieve boekingen gecorrigeerd werden. De intentie van het bedrijf wás om juiste voorcalculaties te kunnen maken van de te maken producten, efficiëntie te meten en inzicht te krijgen in de werkplaats. Niet om de mensen te controleren (!).

Vele bedrijven werken nog op de oude methode met urenbriefjes of andere alternatieven. Zij zien de shop floor control-functionaliteit met klokken als een uitkomst om eindelijk efficiency te meten. Dit is natuurlijk een prima doel, maar bent u er zich van bewust dat de vakman op de werkvloer hier anders over denkt(!). Ik wil u uitdagen om erover na te denken wat het diegene oplevert wanneer hij of zij het werk nauwkeurig klokt. Wat krijgt deze persoon ervoor terug? Dit zou natuurlijk positief uitpakken voor de gecalculeerde orders. Of inzicht in de workload die op deze persoon afkomt waardoor hij of zij de ruimte krijgt het werk zelf deels in te delen… bedenk het maar.  ‘Voor wat hoort wat’ kan u in deze helpen, waarbij u zult zien dat de acceptatie en discipline zienderogen wordt verhoogd. Ben benieuwd…