Een MRP advies

In de vele trajecten die ik doorlopen heb, komt heel sporadisch een bedrijf voorbij die echt om diepgaande functionaliteit vraagt rondom MRP. Nu kun je werkelijk boekenkasten vol schrijven over MRP, volgens mij is dat ook veelvuldig gedaan, maar wat is nu echt belangrijk? Wat is nu de vraag achter de vraag? In de meeste gevallen merk ik dat MRP als hét beloofde land wordt beschouwd. De opmerking of gedachte “als je MRP goed inricht, zijn al je problemen als sneeuw voor de zon verdwenen” is hier op zijn plaats.

Uiteindelijk merk je tijdens de ERP-productpresentatie dat MRP het idee is van een enkeling in de zaal, de rest ben je na enkele typische MRP-terminologieën al helemaal kwijt. Uiteindelijk worstel je een weg door alle requirements van de business case, maar niemand wordt echt enthousiast. Is MRP nu werkelijk zo complex? Bij wie ligt nu de verantwoording rondom MRP? Verrassing misschien, maar de uitkomst van MRP komt bij een ieder op zijn bordje(!) De inkoper, de planner, de magazijn man krijgen allen hun adviezen. Sales krijgt zijn ATP-informatie, forecast informatie, etc. Noem ze maar op. In sommige gevallen heeft een bedrijf een Supply Chain Planning afdeling. Bij deze bedrijven zie je dat MRP wel een voet aan de grond krijgt en dat deze afdeling zich ervoor verantwoordelijk voelt, maar niet ieder bedrijf heeft deze luxe. Toch is het van belang een goede MRP-implementatie te doen. Ik zal toelichten waarom. Door MRP-wijsheden mee te nemen, ben je in staat om je klantentevredenheid te verhogen. Technisch is er heel veel mogelijk met MRP, maar is de vraag of de klant in staat is dit te absorberen en te integreren in de dagelijkse werkzaamheden. Is het niet verstandiger om er pragmatisch mee om te gaan i.p.v. alle parameters te gaan benutten? Uiteindelijk wil je blijven overzien waar de adviezen door gegenereerd worden, toch?

Ik ben regelmatig MRP-inrichtingen tegengekomen waarbij de key-user elk MRP-advies tot op de bodem uitzoekt en napluist, omdat men de uitkomst niet vertrouwt. Buiten het feit dat je de plank compleet misslaat, is dit een zeer (onnodig) tijdrovende bezigheid. MRP is geen technische aangelegenheid! Ja, je kunt heel veel parameters beïnvloeden en de meest complexe simulatiescenario’s nabootsen, maar volgens mij is gezond pragmatisme op zijn plaats. Hoe zit het bij u?

Voortgangsbewaking…zo 2000!

Hoe mijn dagen eruit zagen in de jaren 2000:

Rond een uur of acht begint de dag met een bak koffie. Mijn desktop start op met Windows 98 SE, waarna ik mijn ERP-applicatie start. Om te kijken hoe we ervoor staan, zal ik de lijst met openstaande orders moeten printen. Vervolgens zoek ik mijn liniaal en arceerstiften om eens flink aan de slag te gaan. De lijst bevat zo’n 300 regels en ik zal ze stuk voor stuk moeten nazoeken. Ik start bij de eerste regel. Iedere regel wordt bezocht door mijn liniaal voor hun huidige status.

Ik arceer een orderregel groen wanneer deze op tijd dreigt te komen. Na een half uur ben ik bij regel 50 beland en ontdek ik dat deze order te laat komt. Aj. Nog even uitzoeken wat de oorzaak is en wat ik eventueel zou kunnen doen om deze alsnog groen te kunnen arceren. Meteen vraag ik me af wie ik moet informeren over deze vertraagde order. De regel wordt uiteindelijk met de rode arceerstift aangemerkt.

2.5 uur verder heb ik de gehele lijst doorgeakkerd. Het is een kleurig schouwspel geworden met groene blokken en wat rode lijnen, aangevuld met enkele opmerkingen. Deze lijst zal als input dienen om de verschillende afdelingen per mail te informeren over welke orders dreigen te laat te komen. Ieder dag weer ben ik drie uur (!) bezig te onderzoeken hoe we ervoor staan.

Wat zou het zijn als ik één scherm had? Een scherm waarin ik direct kan zien of kan filteren op orders die te laat komen. Helemaal gelukkig zou ik worden als ik vanuit dat zelfde scherm door kan zoeken naar achterliggende informatie en kon aanvullen met aantekeningen voor collega’s. 

De regels die wel op tijd komen hoef ik niet te zien. Ik wil eigenlijk geen tijd verspillen aan zaken waaraan ik niets hoef te sturen. Volgens mij bespaar ik dan gemakkelijk 2.5 uur per dag! Tijd die ik bezig kan zijn met andere zaken.

Wat mijn rol is in dit bedrijf? Ik zou de inkoper kunnen zijn, de productieplanner,  verkoopbinnendienst of zelfs de magazijnbeheerder. Zij kijken allen naar orders waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Ik denk dat velen die zo'n rol vertolken zich kunnen verplaatsen in de zojuist geschetste situatie. De bovenstaande oplossing van voortgangsbewaking door “Management by Exception” bestaat reeds enkele jaren. Ik bemerk alleen dat mensen veel moeite hebben om afscheid te nemen van hun vertrouwde lijstjes. Ondanks alle voordelen van dit soort schermen, krijgen we vaak nog de vraag vanuit de markt of we oude vertrouwde voortgangslijstjes kunnen leveren. Waarom de lijstjescultuur levend houden?

Herkenbaar? Laat het weten.

De planner automatiseren?!

Naast het feit dat ik zelf jaren productieplanner ben geweest, heb ik in mijn consultancy carrière ook vele planners gesproken of mensen die denken dat ze weten wat een planner wil. Die laatste categorie is wel de lastigste. Deze personen hebben het idee de planner blij te maken met tooling die gaat denken vóór de planner of nog erger; beslissingen gaat nemen. Dat je als planner vervolgens uren aan het onderzoeken bent waar dit voorstel vandaan komt wordt voor het gemak vergeten. Jammer.

‘Constraint based productie plannen’, wat een hemelse tooling zou dat zijn. Enkele opmerkingen die ik uit het veld kreeg zult u vast herkennen en wil ik daarom delen. “Als deze order niet past dan moet het programma een oplossing voorstellen”, of “ik wil meerdere simulaties kunnen maken en uiteindelijk de meeste juiste kunnen kiezen die door het systeem is voorgesteld”. Nog een: “als ik deze order opschuif, wat is dan het gevolg voor de rest en verschuift het systeem deze dan automatisch?”. Uiteindelijk allemaal prachtige theoretische vraagstukken of oplossingen, maar na enig doorvragen kwamen al snel de uitzonderingen naar boven. Helaas bleef dit nooit bij enkele, vaak waren er dat tientallen. Vervolgens vroeg ik wie dat deze ‘constraints’ binnen de onderneming ging onderhouden. En wie heeft het mandaat om van de regels af te wijken? En vertrouwen we zomaar klakkeloos op elk voorstel vanuit een systeem? Niet onbelangrijk, toch?

Meestal mondde dit uit in een gezamenlijk consensus om de planner tools te geven waarmee hij of zij inzicht heeft en beslissingen eenvoudig kan maken. Ik geloof niet dat er tooling bestaat die de intelligentie van de planner gaat vervangen, jij wel?