Workflow, de Haarlemmer olie?!

Processen vastleggen is één, maar processen opvolgen én monitoren is twee. Hoe vaak worden processen niet fantastisch afgestemd en eventueel nog prachtiger gedocumenteerd? Het ‘handboek soldaat’ voor de medewerkers, maar vervolgens (en dat laten we gebeuren) doen we er niet zo heel veel mee en gaat een ieder heerlijk zijn eigen gang. Dan is er dé oplossing. Wij willen workflow….

Een proces wat heden ten dagen niet lekker loopt, proppen wij in een strak omlijnde workflow in onze IT-applicatie. Heerlijk! Daarbij zijn we niet gehinderd van allerlei escalatie- en autorisatieregels. Wanneer Piet niet binnen twee dagen de taak een stap verder heeft gezet, gaat er automatisch een mail naar zijn chef. Dat zal hem leren…!

Dat, en dat weet u ook, gaat niet veel helpen en zal over het algemeen nog meer weerstand oproepen. Workflow is een pracht middel om processen die goed lopen, efficiënter en sneller te maken. Neem bijvoorbeeld het accorderen van inkoopfactuurverschillen. In het verleden kreeg je de papieren factuur opgestuurd en vervolgens liep je naar de kast met inkooporderformulieren. Je zocht in de klapper de juiste orders erbij. Misschien had je ook de pakbonnen al bij de hand. Vervolgens kon je controleren of de factuur afwijkingen had. Zo niet, geen probleem, dan kon de factuur betaald worden. Wanneer er toch verschillen waren, moest de verantwoordelijke inkoper een verklaring of akkoord geven (naar gelang het proces was afgesproken). De papieren factuur, inclusief een kopietje van de order, werd bij de inkoper in het bakje gelegd in de hoop dat hij er een keer tijd voor had om er wat van te vinden. Uiteindelijk kwam er dan een uitleg of een akkoord. Veel papier, een hoop geloop en ge-email of getelefoneer om dit proces in banen te leiden. In dit proces kan een geautomatiseerde workflow super helpen. Denk aan dat de papieren factuur komt binnen (ook wel een beetje ouderwets) en vervolgens wordt gescand. Waarbij de gescande gegevens in ERP worden gematched. Bij afwijkingen gaat automatisch een workflow lopen en de inkoper krijgt een mededeling naar een afwijking te kijken. Alle gegevens zijn vanuit één scherm beschikbaar en hij/ zij kan zijn beslissing per direct nemen. Daarmee sluit de workflow. Het gehele proces is digitaal te volgen en bij te sturen.

Heb je een inkoper die zijn bakje met afwijkingen aan zijn laars lapt, dan is de kans groot dat de mededeling voor een digitaal akkoord ook niet opgepakt wordt. Een workflow is zo krachtig als de gebruiker die er mee moet werken. Bedenk goed voordat je een workflow in gebruik gaat nemen of de gebruikers hiermee willen en kunnen werken. Niet ieder dan dat is het proces af te vangen in workflow. Ik zou gek worden als ik de hele dag meldingen zou krijgen, omdat alles in een workflow gepropt moet worden. Er bestaat ook nog zoiets als verantwoording voor je eigen werk en werkzaamheden.

Verantwoordelijkheden is ook een leuke. Ik krijg heel vaak de volgende vraag: “Kan een workflow ook een taak aan een afdeling geven, zodat iemand uit die groep er iets mee moet doen.” In principe zou dit kunnen, alleen rijst bij mij direct de vraag wie er dan verantwoordelijk is. Gedeelde verantwoording is geen verantwoording! Dit zijn typische zaken die je van te voren goed moet afstemmen. Er zijn allerlei regels (workflow rules) op te stellen over wie, wat, wanneer en bij hoeveel moet doen en als hij het niet doet wie dan de volgende in lijn is. Technisch is bijna alles mogelijk, maar het moet wel werkbaar blijven en waarde toevoegen aan je proces. Waarde kan in deze vaak uitgelegd worden in efficiëntie en risicobeheersing (foutkans verminderen).

Gebruik workflow dus vanuit kracht. Alvorens het in te zetten zal er overeenstemming moeten zijn over de processen en de verantwoordelijkheden. Toch?

Is ERP een compromis??

Ik heb in een voorgaand blog al eens geschreven over de selectieprocedures die gehanteerd worden bij ERP-selectietrajecten. In deze blog wil ik eens nader de betrokken mensen onder de loep nemen. Uiteindelijk heb je een paar partijen die zich zouden kunnen bemoeien met zo’n selectietraject. Ik beperk mij even tot de mensen vanuit uw organisatie en even geen derde partijen zoals softwareleveranciers en selectie-/ adviespartijen.

Het belangrijkste is natuurlijk de beslisser die uiteindelijk de zak met geld op tafel moet brengen. Dit kan een directeur zijn of de Raad van Commissarissen. In elk geval de partij die doorslaggevend is in de eindbeslissing. In vele gevallen is de beslisser in een vroeg stadium niet of nauwelijks betrokken en dat is jammer. Inmenging van strategie en ambitie is wat je mag, of eigenlijk móet betrekken! Wij zien uiteindelijke beslissers zich wel eens verschuilen achter de stelling: “ik heb geen verstand van IT, laat de gebruikers met de IT-afdeling maar kiezen en daarna kom ik wel.” Volgens mij is ERP geen feestje van IT en/of gebruikers. Automatisering kan het middel zijn om je ambitie in strategie om te zetten, het verschil te maken en toekomstbestendig te zijn.
En dat gaat veel harder dan menigeen denkt! Voordat je het weet heeft tijd en technologie je ingehaald. In retail-land zie je dat (al een tijd) gebeuren. Allerlei bedrijven die jarenlang succesvol waren, maar (net) niet op tijd richting online gingen, hebben het heel zwaar of erger. Denk aan Blokker, de Schoenenreus, V&D, Neckermann en Halfords. Daarentegen, hulde aan Wehkamp.
Een ERP-keuze is een essentieel en strategisch (!) onderdeel van de bedrijfsvoering, dat geef je toch niet zomaar uit handen?! Je wilt toch wel dat de juiste keuzes worden gemaakt en door mensen omringt worden die het niveau hebben samen met jou een goede keuze te maken. 

Ik heb in de afgelopen jaren vele demonstraties en presentaties mogen geven bij een groot aantal productie- en handelsbedrijven van klein tot zeer groot. Ik verwonder mij nog steeds over het verschil qua niveau, capabiliteit en diversiteit van mijn publiek. Heel vaak zie ik de eindgebruiker aan tafel, want die mag er ‘ook iets van vinden’. Lastig in deze kan zijn dat de eindgebruiker nu net niet bezig is, of überhaupt weet, wat de strategie van het hoger management, directie of RVC is. Met alle goede bedoelingen zit hij/ zij de presentatie te bekijken en een keuze te maken op basis van zijn eigen belevingswereld. Korte termijn…

Natuurlijk moet de eindgebruiker er mee kunnen werken. Een ‘buy in’ kan in sommige gevallen helpen, maar of je deze partij doorslaggevend moet laten zijn voor een beslissing is wel een lastige (uitzonderingen daargelaten natuurlijk). In de tijd dat ik bij de machinefabrieken werkte, werden er regelmatig nieuwe lasmachines aangeschaft. Mijn beste vriend die daar al jaren als lasser werkte, is nog nooit gevraagd wat hij van de lasmachine vond. Daar was hij niet mee bezig. Hij was vakman en maakte hoogwaardig laswerk. Eén ding wist hij wel, als de baas bezuinigde door de goedkoopste Chinese rotzooi aan te schaffen, hij hem wel even ging vertellen dat hij zo niet kon werken. Maar of de machine een knop links had zitten en wat voor kleur de machine had, voegde voor zijn werk niet veel toe. Zonder een waardeoordeel te willen vellen over mijn publiek en of deze in staat zijn om een goed advies of keuze te maken, wil ik u aansporen erover na te denken wie u tegenover een softwareaanbieder zet. Is het handig om dit met een hele grote groep te doen en zo veel discussie en soms hele kostbare tijd van mensen in te zetten? Is een klein kernteam niet handiger met mensen die echt uw ambitie snappen en kunnen doorgronden? Als u vraagt wat u al heeft, krijgt u wat u had, toch? Daarnaast is het, denk ik, belangrijker dat deze mensen over hun eigen muur heen kunnen kijken en begrijpen dat ze samen moeten werken. Soms moet de een iets meer doen, zodat de hele organisatie daar de vruchten van plukt. Lees eventueel een eerdere blog: Integraal gedachtegoed: een gemeenschappelijk goed.

Eigenlijk is mijn verhaal heel simpel. Ben als eindbeslisser onderdeel van zo’n belangrijke strategische keuze en zoek daarbij de competente mensen om u heen om een weloverwogen keuze te maken. Of wilt u dat uw bedrijf van compromissen aan elkaar hangt? Volgens mij bent u daar iets te veel ondernemer voor. ;-)

ERP kiezen: waarom moeilijk doen, als het makkelijk(er) kan?

“Heeft u wel keuze?” Vreemde vraag wellicht om een blog mee te beginnen, maar ik gooi hem er toch in. Ik werk al jaren in een omgeving waarbij bedrijven op zoek zijn naar een (ver)nieuw(d) ERP-systeem. De wijze waarop deze trajecten aangevlogen en doorlopen worden, is altijd anders. Geen traject is hetzelfde. In sommige gevallen is de expertise in huis om deze keuze zelf te maken. De ingrediënten voor een (goede) keuze? Lef en ambitie.
Nu maakt een bedrijf niet ieder jaar een ERP-keuze en mede hierdoor zijn er adviesbedrijven. Het concept hierachter is dat het selectieproces wordt gefaciliteerd, zodat u als bedrijf een keuze zou moeten kunnen maken voor een passend ERP-systeem.

Er is natuurlijk een rijk pallet aan ERP-ontwikkelaars met ieder hun specialiteit of compleetheid. Een (klassieke) methode om ERP-systemen te kiezen, is om te beginnen met het uiteenzetten van eisen en wensen, waarbij ik altijd ten strengste hoop dat hierin de ambitie van het bedrijf terug komt, zelfs leidend is! Hiermee kijk je vooruit en voorkom je dat je de huidige situatie nabootst in een nieuwe omgeving. “Als je vraagt wat je nu hebt, krijg je wat je had.” Door ambitie te vertalen naar een ERP-/ IT-beleid maak je stappen voorwaarts en liggen verbeterslagen binnen bereik. Ik spreek dan niet over minder muisklikjes om een ordertje te kunnen invoeren. Denk hier aan in control en toekomstbestendig zijn.
 

Less is more

Uiteindelijk kun je dit hele verhaal in een RFI (Request For Information) gieten, zodat je een voorselectie kunt doen. De Long List-fase. Bedenk wel dat wanneer je voor de RFI tien partijen aanschrijft, je ook al deze tien partijen moet beoordelen. Kost tijd! Misschien had je op voorhand al een hoop partijen kunnen uitsluiten door simpelweg eens rond te vragen in je omgeving of bij collega-bedrijven. De meeste bedrijven hebben ondertussen (goede of slechte ) ervaringen met ERP-systemen. Online deskresearch kan hier ook prima mee helpen.
Een voorbeeld: wanneer uw bedrijf bestaat uit meerdere bedrijven, verdeeld over meerdere landen en u vindt de onderlinge digitale samenwerking tussen deze bedrijven belangrijk en wilt dat ze allen op hetzelfde systeem werken, is het natuurlijk zonde van de tijd een aanbieder uit te nodigen die een systeem aanbied welke alleen de Nederlandse markt afdekt, geen intercompany verkeer toestaat en niet met vreemde valuta of talen kan werken.

Ook de partnerkeuze kan door de komst van Internet behoorlijk vergemakkelijkt worden. Neem het bedrijf uit het voorbeeld. Wanneer de betreffende aanbieder nog nooit of zelden een productiebedrijf heeft geautomatiseerd, is het misschien wel handig om naar de andere partner kijken die hier een ruime ervaring mee heeft. Reduceer d.m.v. de RFI de opties tot twee á vier partijen. U heeft uw shortlist.

Nodig deze shortlist uit voor een demo. Vraag hen om aan de hand van uw business case een presentatie te doen van zijn of haar ERP-oplossing. Let wel: voor alle betrokkenen is dit een uiterst tijdrovend proces. Enerzijds wordt veel van uw bedrijf gevraagd en anderzijds moet de aanbieder het systeem inrichten. Tenslotte moet de aanbieder bewijzen hoe goed het systeem is, dat hij jou business snapt en last but not least… past de aanbieder (cultuur) wel bij u?

Een culturele klik is bijzonder belangrijk! ERP implementeren is namelijk mensenwerk. Het is geen cd-tje in een cd-drive, een cursusje en je bent klaar. Voor een bepaalde periode komen er consultants (mensen) bij u over de vloer. Een goede samenwerking vergezeld met plezier zou toch zo maar eens een boost kunnen geven aan uw project…

Tegelijkertijd met de demo wordt vaak een budgetindicatie verwacht voor de te leveren software en diensten. Een RFP (Request for Proposal) zou je het kunnen noemen. Ik weet dat heel veel bedrijven op voorhand prijzen willen weten, maar in veel gevallen is dat lastig. Om een goede inschatting te maken, zal je veel van het bedrijf moeten weten en dat is niet alleen maar de processen, maar ook de beschikbaarheid van key-users, het niveau van de organisatie, enz. En daarbij: neemt het bedrijf wel beslissingen (tijdens het project), kunnen ze veel zelf of moet de aanbieder veel doen?
Neem op basis van de demo een beslissing of u met één of misschien twee partijen door wilt. Maximeer(!), want wist u dat het hebben van meer dan drie keuzemogelijkheden vaak leidt tot het niet maken van een keuze! Vraag de overgebleven partijen om een offerte.

Ik zou de bovenstaande processtappen natuurlijk verder kunnen uitdiepen, maar dan verzanden we in iets te veel theorie. En zoals ik al schetste loopt ieder traject anders, maar ik probeer hier de klassieke methodiek te schetsen. Maar het kan dus anders…met lef en ambitie!

Dus…

U bemerkt het al, u moet keuzes blijven maken in dit traject. ERP selecteren is intensief, kost inspanning van het bedrijf, maar ook van de aanbieders. Past hun aanpak wel bij ons? Hebben wij wel de tijd om zo’n heel traject te doorlopen? Willen wij de keuze in eigen hand houden of zoeken we hulp in enige vorm? Is ons bedrijf klaar voor ERP? Mag ik afwijken van een aanpak of selectieproces (denk aan aanbestedingsregels)? Misschien ben ik al overtuigd van één of twee oplossingen en wil ik helemaal dit circus niet aan met al die partijen. Als je vooraf al weet wie in de finale komt te staan, waarom zoveel moeite? Maak het uzelf gemakkelijk en overzichtelijk.
Als laatste die ik noem, toch wel belangrijk: heb ik budget? Je koopt niet van je laatste euro’s een ERP-oplossing, toch? En zo heb je waarschijnlijk nog wel meer vragen cq. keuzes…

De strekking van dit betoog is om vooraf goed te bedenken hoe u tot een keus wilt komen, daarbij zijn er vele wegen naar Rome. Het zou prima kunnen zijn dat u al overtuigd bent van een partij en zo heel snel tot beslissingen kunt komen. U heeft immers een vraagstuk waarbij ERP de uitkomst is. Actie is geboden! Culturele match, oplossing, kunde, referenties, budget, lef en ambitie. Soms is er (g)een keuze?!

Plannen is een pot nat?!

“Meneer Berends, ik ben vorige week op een beurs geweest en daar sprak ik een operations manager van bedrijf ‘X’. Die had de tool gevonden voor zijn planning. Sinds de aanschaf daarvan heeft hij significant verkwisting van tijd kunnen voorkomen, insteltijden kunnen reduceren en zijn fabriek liep als een zonnetje. Die tool wil ik ook.” Daar sta je dan met je goede gedrag. Wat diegene me eigenlijk vraagt, is of ik licenties kan leveren voor die tool en het even implementeer. Eigenlijk sta je dan al met 1-0 achter. Met al je zakelijke wijsheid moet je beginnen met hem teleur te stellen. Langs een lange lijst van kritische vragen kun je concluderen dat deze ‘tool’ misschien niet zou kunnen passen bij zijn bedrijfssituatie, het zou natuurlijk top zijn als deze tool wel past. Dan nóg zou de situatie verschillen van het geschetste ideaal-beeld van de operations manager van bedrijf ‘X’. Zonder alle business requirements uit de doeken te moeten doen in één blog, wil ik er toch een paar de revue laten passeren.  

Een bedrijf wat op order produceert, of op voorraad, of in het spannendste geval een hybride omgeving, kijkt toch iets anders naar zijn planning. Wil dit bedrijf zijn voorraden omlaag brengen of is deze bezig lead time in de sales cycle te verkorten? Misschien heeft het bedrijf een discrete of een procesmatige productie. Enkelstuks, series, prototyping. Denk eens aan constraints: heb ik wel mogelijkheden om machines te kiezen, uit te besteden bij een capaciteit overload, mensen die beschikbaar zijn? Dit zijn nog maar een paar van de, laten we zeggen, hardere criteria. Denk ook eens aan de zachte, welke vaak vergeten worden, zoals cultuur, adoptievermogen van personeel, aversie tegen product ‘Y’, jarenlange ervaring met product ‘Z’.  

Stel uw bedrijf ondersteunt al jaren met Excel een planning. Met veel knip- en plakwerk, kleit u iedere maandagochtend weer uw planning dicht. Gaat een ordertje toch niet lukken, dan verwijdert u de cel en plakt hem ergens anders weer in. Niet geremd door enige integratie. U weet dat sommige orders altijd samen bewerkt moeten worden en die plakt u dan in één cel. Hoppa…dat is geregeld. Uw planning zit dicht, maar op orde is een tweede. Het lastige hierbij is wel dat uw materiaalstroom niet meegaat, daardoor is het moeilijk te volgen hoe uw processen er daadwerkelijk voor staan. De flexibiliteit van Excel staat voor niets. Nu kan het van belang zijn dat u toch geïntegreerd wilt plannen. Dat betekent dat de onvoorwaardelijke vrijheid die u heeft in Excel toch iets moet gaan inboeten. Er zijn ineens andere krachten die zomaar knippen en plakken met grote groepen niet mogelijk maakt! Dit is een transitie die heel veel op kan leveren, maar bent u zich bewust van de tijd die mensen nodig hebben om Excel los te laten.  

Ik kom vaak mensen tegen die geen inzicht hebben in de planning en hierdoor een slechte levertijd hebben, noem de problemen maar op. Grafisch plannen middels een Gantt zou hier de uitkomst bieden, is dan het idee. Tijdens demo’s blijken deze dromen ook nog eens verwezenlijkt te kunnen worden. Vaak mondt dit uit in een grote teleurstelling. Is uw situatie geschikt voor grafisch plannen? Hoeveel orders wilt u plannen? Hoeveel uitzonderingen zijn er? Is deze hoeveelheid aan orders en machines wel op één grafisch dashboard weer te geven? Is er iemand die de algoritmes van de constraints kan programmeren en onderhouden? Misschien was in het bovenstaande voorbeeld een pragmatische oplossing beter geweest. Denk aan dashboards, signalering en rapportage.  
 

Is er dan geen goede planningsoplossing? Jawel, maar die laat zich niet in zomaar één tool vangen. Het komt er op neer dat, voordat u naar planning tooling gaat kijken, u onderzoek moet doen waar u het voor in wilt zetten. Wat is het doel? Wat zijn de scenario’s? En is uw personeel wel klaar voor dit soort tooling?  
 

Er zijn legio goede tools die u zouden kunnen helpen met alle specifieke eigenschappen. Het zou kunnen dat een combinatie de truc voor u doet. Dat kost wat denk- en analysewerk vooraf, maar voorkomt grote teleurstellingen achteraf.

 

ERP in de wolken, is dat wat?

“Iedereen moet in de cloud”, hoor ik tijdens veel webinars, seminars en congressen. Heeft iemand zich al eens afgevraagd of ik wel in de cloud wil? Is het allemaal wel zo’n feest? En wat is dat nu de ‘cloud’? Nu was ik niet van plan een heel epistel te wijden aan wat de cloud is en wat het voor een ieder kan betekenen, maar een beknopte blog kan ik er toch wel aan wijden. Daarbij zal ik proberen me te beperken tot Jip-en-Janneke-taal wat uiteindelijk ook het beste bij mij past.

Er zijn vele verschijningvormen van de cloud en deze diensten worden ook nog onder vele verschillende condities aangeboden. Zo kan het zijn dat u helemaal geen zin in een duur hardware pakhuis in de kelder. U koopt wel software, maar u zoekt een persoon die dit op een server zet en u betaalt wel een vergoeding. Hosting is al sinds jaar en dag bekend in de IT-wereld. Dit waren de eerste vormen van private cloud. Uw gekochte software op een gehuurde omgeving bij een ander in de kelder. We kennen deze private cloud-variant ook in andere vormen. Het kan zijn dat u het beheer en de softwarelicenties óók huurt. Dit noem je nog steeds private cloud, want de software staat daar speciaal voor u. Een voordeel kan zijn dat je niet meer druk hoeft te maken over servers en dat soort zaken.

Nu heb je ook nog de public cloud en zonder het te beseffen misschien maken we er al sinds jaar en dag gebruik van. Denk aan de apps op uw smartphone. U maakt gebruik van software die komt van het net en maar u bent geen eigenaar. Uiteindelijk betaalt u misschien wel iets, maar dat is eigenlijk geld voor gebruik, u bent geen eigenaar. Wie heeft er in 1997 een Hotmail-account gemaakt of in 2004 een Gmail-account? Dit zijn ook diensten die via internet worden aangeboden. Dat is standaard software voor iedereen te gebruiken en u hebt uw eigen (hopelijk) veilige hoekje waar uw data staat. Geen installaties meer op de eigen computer behalve misschien een app. In deze is de app alleen een voorkant, een portaaltje speciaal, zeg maar, opgemaakt om naar uw data te gaan die ergens in een datawarehouse staat te draaien.

Nu bestaan bovenstaande cloud-types al jaren en waarom staan we dan toch zo hard van de daken af te schreeuwen dat we naar de cloud moeten? Wat is er dan nieuw? Steeds meer Business Applicaties vinden hun weg naar de public cloud. Wat betekent dat er standaard software ergens in de wereld draait, waarvan u gebruik kunt maken. CRM-applicaties bv. bestaan al jaren in deze vorm. Nu doet ook ERP-gerelateerde software zijn intrede in deze cloud. Dit betekent dat er bedrijfsprocessen kunnen worden ondersteund met software die voor iedereen binnen uw bedrijf toegankelijk is, mits er een abonnement wordt betaald. Uw data is hierbij afgeschermd voor de buitenwereld.

De community die deze software gebruikt, maakt samen de software slimmer en beter. Zo verbetert u samen de mogelijkheden en kan het tegen betaalbare kosten worden aangeboden. Steeds vaker zien we deze oplossingen met elkaar communiceren, zodat een heel platform van cloud-diensten uw bedrijfsprocessen kunnen ondersteunen. Het gemak en de snelheid waarmee dit gepaard gaat, maakt het misschien wel heel interessant voor u. Stel, uw bedrijf is aan een enorme groei/ verandering/ krimp/ geografische verplaatsing, etc. bezig. Dan is het van levensbelang dat uw business-platform mee kan bewegen. Op en neer. In welk tempo dat dit moet gebeuren ligt aan de situatie. Sommige bedrijven zijn van nature huiverig voor verandering/ internet/ cloud, noem ze maar op. Sommige berichtgeving helpen daar ook niet bij. Denk aan NSA, patriot act, etc. Maar het zou ook zomaar eens vele voordelen kunnen opleveren. Belangrijkste wat ik daarin nog vergeet te vermelden is het hybride model. Uw Business Critical processen gewoon on-premise (in het keldertje op uw eigen server) en aanvullende diensten in de cloud. Reden genoeg om je er eens verder in te verdiepen.

Lees ook eens: applifying the world (augustus 2014)