Integraal gedachtegoed: een gemeenschappelijk goed (1)

Misschien kunt u zich het volgende spelletje nog herinneren. U zit met meerdere personen op een rij en de eerste persoon fluistert een volzin en deze fluistert dit weer door aan de tweede, enz. Uiteindelijk moet de laatste persoon de zin hardop uitspreken. Zeer grote kans dat deze op geen enkele wijze lijkt op de volzin waarmee de eerste persoon is gestart. Dit is een extreme vorm van hoe het mis kan gaan als processen niet geïntegreerd zijn. Iedere, laten we zeggen, menselijke tussenkomst interpreteert, vertaalt en spreekt op zijn eigen wijze. Maar wat verwachten we nu van ons IT-landschap?

 

Ik weet nog goed: begin 2000 startte ik bij een nieuwe werkgever als werkvoorbereider/ engineer. Mijn desktop werd door IT klaargemaakt en ik kreeg de beschikking over ruim twintig (!) applicaties. Juppie. Van CAD-systeem tot gereedschap-beheer, van MRP tot expeditie-systeem. Ik ben, geloof ik, een jaar bezig geweest voordat ik zelfstandig van de ene applicatie naar de andere kon navigeren om mijn processen af te handelen. Ik werd hier natuurlijk (!) ondersteund door de vele uitzonderingen op de regel. Nu is het een utopie om te denken dat je heden ten dage met één applicatie uit de voeten kunt, maar je ziet wel dat pakketten beter met elkaar integreren en dat ERP natuurlijk een behoorlijke vlucht heeft genomen.

Maar nog steeds blijft mijn vraag valide. Wat verwacht ik uiteindelijk van mijn systeem? Volgens mij is dit ondersteuning van de bedrijfsprocessen op een dusdanige manier dat ik tijd bespaar of handelingen beter en/of slimmer kan doen. Wat mij enorm zou kunnen helpen is dat ik de informatie die erin stop, ik niet hoef op te zoeken, maar dat ik signalen krijg (proactief!) over zaken die mis dreigen te lopen. Focus dus, op alléén zaken die er toe doen (zie mijn blog over voortgangsbewaking).

Ik denk dat het belangrijk is om te benadrukken dat applicaties tegenwoordig zóveel meer kunnen dan informatie opslag en rapport generatie. Er valt veel tijd te besparen met informatievoorziening. Laat informatie naar u toe komen i.p.v. het te halen! Maak gebruik van het geïntegreerd geheel. Dit zou kunnen betekenen dat u er op sommige vlakken meer informatie in moet stoppen dan benodigd is voor úw werkzaamheden, maar een collega zou hier heel veel baat bij kunnen hebben. Ik kom even terug op de werkvoorbereider. Hoe nauwkeuriger hij/ zij zijn werk doet, des te completer de voorhanden informatie is. Hoe sneller de planner dus beslissingen kan maken en op de werkvloer sprake is van een geoliede machine. En bij klachten door verkoop snel naar de originele informatie gezocht kan worden, enz... wat een potentie!

Dit vraagt echter wel iets van de betrokkenen. Integraal gedachtegoed is een gemeenschappelijk goed en maakt dat de informatievoorziening steeds beter en pro-actiever wordt. Toch vormt dit in de dagelijkse beslommering nog een te nemen hobbel. Je moet iets extra’s doen, waar je zelf geen baat bij hebt, maar je collega’s en het bedrijf des te meer. Niet Veronica, maar informatie komt naar u toe deze zomer! Herkenbaar?

Laat de klok uw werk doen

Vrijdagmiddag… einde van de dag. De week zit er bijna op en het wordt tijd om de urenverantwoording op orde te brengen. Even de lijstjes completeren en dan kunnen deze ingeleverd worden. Hopelijk zit ik deze week op 100%, want uiteindelijk is dat mijn doel. Aan die ene order had ik wel iets langer werk gehad dan dat werkvoorbereiding had voorzien. Op zich hoeft dat niet zo’n probleem te zijn, want dat ordertje van gisteren heb ik al zo vaak gemaakt dat ik daar geheid uren aan heb overgehouden.

Het ‘uren-kwartet’ kan beginnen en mijn weeklijst is gereed. In 1995, toen ik in de machinefabriek werkte, ging dit zo. Aan het einde van iedere week moesten de uren verantwoord worden en het was de truc om op 100% uit te komen (voor gecalculeerde uren vs. de werkelijk bestede uren).

In die tijd leefden wij ook in de illusie dat als je geen 100% haalde per week, dit wel eens nadelig kon uitpakken voor je jaarlijkse beoordeling. Ik heb vele discussies op het werkvoorbereidingskantoor gehoord wanneer mensen vonden dat er te weinig uren gecalculeerd werden voor een klus. Soms had ik het idee dat de discussie om de uren meer tijd kostte dan datgene wat ze dachten te kort te komen. Herkenbaar?

Uiteindelijk werd bij de implementatie van een nieuw ERP-pakket ‘Shop Floor Control’ geïntroduceerd. De werkbonnen werden van barcodes voorzien en voordat je aan een klus begon, liep je naar de klok en scande je eerst je persoonsbadge en dan de werkbon. Het werk kon beginnen en als je tussentijds werkoverleg of een cursus had, klokte je uit op een absentie code.  Uiteindelijk, als de klus gereed was en een nieuwe gestart moest worden, klokte je de nieuwe klus in waarmee automatisch de oude klus beëindigd werd en je de gereed gemelde aantallen moest invoeren. Dit had wel wat voeten in aarde. Je kon dus niet meer zomaar je uren kloppend maken. ‘Big Brother is watching you’ zullen velen gedacht hebben. Wat als de uren niet klopten? Hoe krijg ik dat nu weer gerijmd aan het einde van de week? Vele tegenwerpingen kwamen met name uit de werkplaats. Uiteindelijk heeft het jaren geduurd voordat de menselijke discipline op orde was in de werkplaats, waarbij mensen op de juiste manier klokten en zorgden dat foutieve boekingen gecorrigeerd werden. De intentie van het bedrijf wás om juiste voorcalculaties te kunnen maken van de te maken producten, efficiëntie te meten en inzicht te krijgen in de werkplaats. Niet om de mensen te controleren (!).

Vele bedrijven werken nog op de oude methode met urenbriefjes of andere alternatieven. Zij zien de shop floor control-functionaliteit met klokken als een uitkomst om eindelijk efficiency te meten. Dit is natuurlijk een prima doel, maar bent u er zich van bewust dat de vakman op de werkvloer hier anders over denkt(!). Ik wil u uitdagen om erover na te denken wat het diegene oplevert wanneer hij of zij het werk nauwkeurig klokt. Wat krijgt deze persoon ervoor terug? Dit zou natuurlijk positief uitpakken voor de gecalculeerde orders. Of inzicht in de workload die op deze persoon afkomt waardoor hij of zij de ruimte krijgt het werk zelf deels in te delen… bedenk het maar.  ‘Voor wat hoort wat’ kan u in deze helpen, waarbij u zult zien dat de acceptatie en discipline zienderogen wordt verhoogd. Ben benieuwd…