De voorraad telt!

De kalkoen en de oliebollen zijn weer achter de rug. We gaan het nieuwe jaar met nieuwe -of soms oude- voornemens tegemoet. De periode tussen Kerst en Oud en Nieuw is voor velen het ideale moment om met een paar extra vrije dagen van een leuke vakantie te genieten. Helaas geldt dit niet voor iedereen. Bij ambulance-, ziekenhuispersoneel of andere dienstbare beroepen kunt zich voorstellen dat deze op de feestdagen en de tussenliggende werkdagen moeten werken. Ook in het bedrijfsleven zijn vrije dagen met de feestdagen geen vanzelfsprekendheid.

Tijdens de jaren die ik als logistiek manager heb gesleten, had ik naast het Bedrijfsbureau ook de verantwoording over het Magazijn en Expeditie. Tijdens de feestdagen hadden wij een terugkerend fenomeen: de definitieve voorraadtelling. Op 31 december kwam de accountant controleren hoe het financieel werkelijk stond met de voorraad.

Voorraadtelling is eigenlijk niets anders dan de geadministreerde voorraad in het ERP-systeem “matchen” met de werkelijkheid op de vloer en het magazijn. Ik zal in een notendop uiteenzetten hoe wij dit destijds deden. Het was heel simpel. Per artikelgroep draaide ik de verschillende voorraadlijsten uit. Per locatie telden we wat er lag en uiteindelijk corrigeerden we als er een verschil was. Kleine verschillen waren niet zo interessant, maar soms kwamen er grote verschillen boven tafel. Deze moesten (uiteraard!) nader onderzocht worden. Er was altijd een top10 waarvoor verantwoording moest worden afgelegd, inclusief een actieplan om deze voor het nieuwe jaar te voorkomen. U begrijpt het waarschijnlijk al, niet echt een leuke klus.

Uiteindelijk vonden we dat dit eenvoudiger en beheersbaarder moest. Dit kun je op verschillende manieren doen. Denk aan hele (complexe) dure magazijn-optimalisatie-tooling om de telling optimaal in te richten. Aan het fysieke werk ontkom je echter niet. Iemand moet het werk doen, wat voor een slimme tool je ook aanschaft. Uiteindelijk hebben we er dus voor gekozen om te bekijken hoe we met het huidige ERP dit werk administratief makkelijker konden maken. Een greep uit de ondernomen acties: 

• We hebben de tellijsten niet o.b.v. artikelgroep uitgedraaid, maar o.b.v. looproute door het magazijn:  dat scheelde een hoop loopwerk
• Hardlopende grondstoffen vaker regulier tellen
• Stuklijsten van de hardlopende eindproducten controleren op correctheid
• Bij aantreffen ‘lege locatie’ het ERP controleren op voorraadstand, indien nodig corrigeren.

Sommige zijn inkoppers, maar het heeft ons een hoop werk gescheeld. Het resultaat gaf voldoening: onze voorraadbetrouwbaarheid steeg en het tellen ging aanzienlijk sneller. Plus…onze accountant had meer vertrouwen. En dat scheelde mij op oudejaarsdag weer een hoop uren!

Natuurlijk konden wij de stap zetten richting additionele magazijn-tooling of functionaliteit, maar we realiseerde al behoorlijk wat winst met datgene wat ERP op dat moment kon bieden. Het is wel van belang je rapportage op orde en sluitend te krijgen…. Herkenbaar?