Excel… uw vriend of vijand?

Bij de meeste gesprekken die ik heb gevoerd met toekomstige klanten, kwamen de volgende randvoorwaarden vaak ter sprake. Ten eerste een minimum tot geen maatwerk. Het liefste zou men bij eventueel maatwerk de werkprocessen zo willen aanpassen dat het binnen de standaard wordt afgedekt. Een heel mooi streven en dito uitgangspunt om een ERP-project in te gaan. Dit geldt trouwens niet allen voor ERP, maar voor ieder type IT-project. Een tweede veel voorkomende randvoorwaarde is dat men af wil van de vele Excel-lijstjes die in omloop zijn. Op deze laatste wil ik wat dieper ingaan. 

Een leuk voorbeeld is een gesprek dat niet al te lang geleden plaatsvond met een productiebedrijf die van een ‘handgemaakte’ IT-oplossingen een volgende stap wil maken door naar een geïntegreerd ERP-systeem te gaan. Deze persoon gebruikt voor de aansturing van zijn fabriek een Excel-sheet van meerdere GB’s. Het gelukkigste moment in zijn carrière was de dag dat Microsoft aankondigde dat de limiet van 66.000 regels in Excel opgehoogd werd naar oneindig. Aj!  

Er worden (onbewust) grote risico’s genomen! Vaak gedreven door gebrek aan functionaliteit of budget om rapporten of inzichten in het huidig ERP te ontwikkelen, ontstaat er bij gebruikers de drang om dit op te lossen met Excel. De gebruiksvriendelijkheid en eenvoud van Excel houden een gebruiker daarbij niet tegen. Helaas leidt dit in vele gevallen tot het aanmaken van een complete sub-administratie buiten ERP, want binnen Excel is er geen integratie met financiën, het is voor bijna (nagenoeg) niemand bereikbaar (Excel-bestanden zijn vaak lokale of gedeelde documenten en dan kan er maar één persoon tegelijk in werken) en de waarheid wisselt met de dag. Vele verschillende versies worden verspreid via mail of andere kanalen, waarbij men zeker het gebruik van complexe macro’s niet schuwt. Oef! En wat als…? 

Is Excel dan geen goed product? Mijn antwoord is hierin vrij eenvoudig. Excel is een super tool om gegevens náder in te analyseren en te rapporteren. Bijna iedereen kent Excel en heeft er zakelijk of privé wel eens mee van doen. Mijn vrouw d’r huishoudboekje wordt erin bijgehouden bijvoorbeeld. Dit betekent dat het een laagdrempelig product is waarmee je snel van start kunt. Daarnaast is er altijd wel een iemand (bv. collega) die jou verder kan helpen.

Maar stel nu dat we de gegevens niet vastleggen in Excel, maar in ERP (waar het ook voor bedoeld is!)? En deze daarna aanbieden aan Excel (al dan niet direct van de database of met tussenkomst van een datawarehouse of gewoon door simpel knippen en plakken), zodat we de gegevens verder kunnen analyseren, opmaken en rapporteren. Dan houden we de situatie dat de waarheid (datagegevens) uit ERP komt en je gebruik maakt van de kracht van een product waar vele mensen zeer kundig in zijn. Volgens mij is Excel zo fout nog niet. Herkenbaar?