Plannen is een pot nat?!

“Meneer Berends, ik ben vorige week op een beurs geweest en daar sprak ik een operations manager van bedrijf ‘X’. Die had de tool gevonden voor zijn planning. Sinds de aanschaf daarvan heeft hij significant verkwisting van tijd kunnen voorkomen, insteltijden kunnen reduceren en zijn fabriek liep als een zonnetje. Die tool wil ik ook.” Daar sta je dan met je goede gedrag. Wat diegene me eigenlijk vraagt, is of ik licenties kan leveren voor die tool en het even implementeer. Eigenlijk sta je dan al met 1-0 achter. Met al je zakelijke wijsheid moet je beginnen met hem teleur te stellen. Langs een lange lijst van kritische vragen kun je concluderen dat deze ‘tool’ misschien niet zou kunnen passen bij zijn bedrijfssituatie, het zou natuurlijk top zijn als deze tool wel past. Dan nóg zou de situatie verschillen van het geschetste ideaal-beeld van de operations manager van bedrijf ‘X’. Zonder alle business requirements uit de doeken te moeten doen in één blog, wil ik er toch een paar de revue laten passeren.  

Een bedrijf wat op order produceert, of op voorraad, of in het spannendste geval een hybride omgeving, kijkt toch iets anders naar zijn planning. Wil dit bedrijf zijn voorraden omlaag brengen of is deze bezig lead time in de sales cycle te verkorten? Misschien heeft het bedrijf een discrete of een procesmatige productie. Enkelstuks, series, prototyping. Denk eens aan constraints: heb ik wel mogelijkheden om machines te kiezen, uit te besteden bij een capaciteit overload, mensen die beschikbaar zijn? Dit zijn nog maar een paar van de, laten we zeggen, hardere criteria. Denk ook eens aan de zachte, welke vaak vergeten worden, zoals cultuur, adoptievermogen van personeel, aversie tegen product ‘Y’, jarenlange ervaring met product ‘Z’.  

Stel uw bedrijf ondersteunt al jaren met Excel een planning. Met veel knip- en plakwerk, kleit u iedere maandagochtend weer uw planning dicht. Gaat een ordertje toch niet lukken, dan verwijdert u de cel en plakt hem ergens anders weer in. Niet geremd door enige integratie. U weet dat sommige orders altijd samen bewerkt moeten worden en die plakt u dan in één cel. Hoppa…dat is geregeld. Uw planning zit dicht, maar op orde is een tweede. Het lastige hierbij is wel dat uw materiaalstroom niet meegaat, daardoor is het moeilijk te volgen hoe uw processen er daadwerkelijk voor staan. De flexibiliteit van Excel staat voor niets. Nu kan het van belang zijn dat u toch geïntegreerd wilt plannen. Dat betekent dat de onvoorwaardelijke vrijheid die u heeft in Excel toch iets moet gaan inboeten. Er zijn ineens andere krachten die zomaar knippen en plakken met grote groepen niet mogelijk maakt! Dit is een transitie die heel veel op kan leveren, maar bent u zich bewust van de tijd die mensen nodig hebben om Excel los te laten.  

Ik kom vaak mensen tegen die geen inzicht hebben in de planning en hierdoor een slechte levertijd hebben, noem de problemen maar op. Grafisch plannen middels een Gantt zou hier de uitkomst bieden, is dan het idee. Tijdens demo’s blijken deze dromen ook nog eens verwezenlijkt te kunnen worden. Vaak mondt dit uit in een grote teleurstelling. Is uw situatie geschikt voor grafisch plannen? Hoeveel orders wilt u plannen? Hoeveel uitzonderingen zijn er? Is deze hoeveelheid aan orders en machines wel op één grafisch dashboard weer te geven? Is er iemand die de algoritmes van de constraints kan programmeren en onderhouden? Misschien was in het bovenstaande voorbeeld een pragmatische oplossing beter geweest. Denk aan dashboards, signalering en rapportage.  
 

Is er dan geen goede planningsoplossing? Jawel, maar die laat zich niet in zomaar één tool vangen. Het komt er op neer dat, voordat u naar planning tooling gaat kijken, u onderzoek moet doen waar u het voor in wilt zetten. Wat is het doel? Wat zijn de scenario’s? En is uw personeel wel klaar voor dit soort tooling?  
 

Er zijn legio goede tools die u zouden kunnen helpen met alle specifieke eigenschappen. Het zou kunnen dat een combinatie de truc voor u doet. Dat kost wat denk- en analysewerk vooraf, maar voorkomt grote teleurstellingen achteraf.