ERP kiezen: waarom moeilijk doen, als het makkelijk(er) kan?

“Heeft u wel keuze?” Vreemde vraag wellicht om een blog mee te beginnen, maar ik gooi hem er toch in. Ik werk al jaren in een omgeving waarbij bedrijven op zoek zijn naar een (ver)nieuw(d) ERP-systeem. De wijze waarop deze trajecten aangevlogen en doorlopen worden, is altijd anders. Geen traject is hetzelfde. In sommige gevallen is de expertise in huis om deze keuze zelf te maken. De ingrediënten voor een (goede) keuze? Lef en ambitie.
Nu maakt een bedrijf niet ieder jaar een ERP-keuze en mede hierdoor zijn er adviesbedrijven. Het concept hierachter is dat het selectieproces wordt gefaciliteerd, zodat u als bedrijf een keuze zou moeten kunnen maken voor een passend ERP-systeem.

Er is natuurlijk een rijk pallet aan ERP-ontwikkelaars met ieder hun specialiteit of compleetheid. Een (klassieke) methode om ERP-systemen te kiezen, is om te beginnen met het uiteenzetten van eisen en wensen, waarbij ik altijd ten strengste hoop dat hierin de ambitie van het bedrijf terug komt, zelfs leidend is! Hiermee kijk je vooruit en voorkom je dat je de huidige situatie nabootst in een nieuwe omgeving. “Als je vraagt wat je nu hebt, krijg je wat je had.” Door ambitie te vertalen naar een ERP-/ IT-beleid maak je stappen voorwaarts en liggen verbeterslagen binnen bereik. Ik spreek dan niet over minder muisklikjes om een ordertje te kunnen invoeren. Denk hier aan in control en toekomstbestendig zijn.
 

Less is more

Uiteindelijk kun je dit hele verhaal in een RFI (Request For Information) gieten, zodat je een voorselectie kunt doen. De Long List-fase. Bedenk wel dat wanneer je voor de RFI tien partijen aanschrijft, je ook al deze tien partijen moet beoordelen. Kost tijd! Misschien had je op voorhand al een hoop partijen kunnen uitsluiten door simpelweg eens rond te vragen in je omgeving of bij collega-bedrijven. De meeste bedrijven hebben ondertussen (goede of slechte ) ervaringen met ERP-systemen. Online deskresearch kan hier ook prima mee helpen.
Een voorbeeld: wanneer uw bedrijf bestaat uit meerdere bedrijven, verdeeld over meerdere landen en u vindt de onderlinge digitale samenwerking tussen deze bedrijven belangrijk en wilt dat ze allen op hetzelfde systeem werken, is het natuurlijk zonde van de tijd een aanbieder uit te nodigen die een systeem aanbied welke alleen de Nederlandse markt afdekt, geen intercompany verkeer toestaat en niet met vreemde valuta of talen kan werken.

Ook de partnerkeuze kan door de komst van Internet behoorlijk vergemakkelijkt worden. Neem het bedrijf uit het voorbeeld. Wanneer de betreffende aanbieder nog nooit of zelden een productiebedrijf heeft geautomatiseerd, is het misschien wel handig om naar de andere partner kijken die hier een ruime ervaring mee heeft. Reduceer d.m.v. de RFI de opties tot twee á vier partijen. U heeft uw shortlist.

Nodig deze shortlist uit voor een demo. Vraag hen om aan de hand van uw business case een presentatie te doen van zijn of haar ERP-oplossing. Let wel: voor alle betrokkenen is dit een uiterst tijdrovend proces. Enerzijds wordt veel van uw bedrijf gevraagd en anderzijds moet de aanbieder het systeem inrichten. Tenslotte moet de aanbieder bewijzen hoe goed het systeem is, dat hij jou business snapt en last but not least… past de aanbieder (cultuur) wel bij u?

Een culturele klik is bijzonder belangrijk! ERP implementeren is namelijk mensenwerk. Het is geen cd-tje in een cd-drive, een cursusje en je bent klaar. Voor een bepaalde periode komen er consultants (mensen) bij u over de vloer. Een goede samenwerking vergezeld met plezier zou toch zo maar eens een boost kunnen geven aan uw project…

Tegelijkertijd met de demo wordt vaak een budgetindicatie verwacht voor de te leveren software en diensten. Een RFP (Request for Proposal) zou je het kunnen noemen. Ik weet dat heel veel bedrijven op voorhand prijzen willen weten, maar in veel gevallen is dat lastig. Om een goede inschatting te maken, zal je veel van het bedrijf moeten weten en dat is niet alleen maar de processen, maar ook de beschikbaarheid van key-users, het niveau van de organisatie, enz. En daarbij: neemt het bedrijf wel beslissingen (tijdens het project), kunnen ze veel zelf of moet de aanbieder veel doen?
Neem op basis van de demo een beslissing of u met één of misschien twee partijen door wilt. Maximeer(!), want wist u dat het hebben van meer dan drie keuzemogelijkheden vaak leidt tot het niet maken van een keuze! Vraag de overgebleven partijen om een offerte.

Ik zou de bovenstaande processtappen natuurlijk verder kunnen uitdiepen, maar dan verzanden we in iets te veel theorie. En zoals ik al schetste loopt ieder traject anders, maar ik probeer hier de klassieke methodiek te schetsen. Maar het kan dus anders…met lef en ambitie!

Dus…

U bemerkt het al, u moet keuzes blijven maken in dit traject. ERP selecteren is intensief, kost inspanning van het bedrijf, maar ook van de aanbieders. Past hun aanpak wel bij ons? Hebben wij wel de tijd om zo’n heel traject te doorlopen? Willen wij de keuze in eigen hand houden of zoeken we hulp in enige vorm? Is ons bedrijf klaar voor ERP? Mag ik afwijken van een aanpak of selectieproces (denk aan aanbestedingsregels)? Misschien ben ik al overtuigd van één of twee oplossingen en wil ik helemaal dit circus niet aan met al die partijen. Als je vooraf al weet wie in de finale komt te staan, waarom zoveel moeite? Maak het uzelf gemakkelijk en overzichtelijk.
Als laatste die ik noem, toch wel belangrijk: heb ik budget? Je koopt niet van je laatste euro’s een ERP-oplossing, toch? En zo heb je waarschijnlijk nog wel meer vragen cq. keuzes…

De strekking van dit betoog is om vooraf goed te bedenken hoe u tot een keus wilt komen, daarbij zijn er vele wegen naar Rome. Het zou prima kunnen zijn dat u al overtuigd bent van een partij en zo heel snel tot beslissingen kunt komen. U heeft immers een vraagstuk waarbij ERP de uitkomst is. Actie is geboden! Culturele match, oplossing, kunde, referenties, budget, lef en ambitie. Soms is er (g)een keuze?!