Processen vastleggen is
één, maar processen opvolgen én monitoren is twee. Hoe vaak worden processen
niet fantastisch afgestemd en eventueel nog prachtiger gedocumenteerd? Het ‘handboek
soldaat’ voor de medewerkers, maar vervolgens (en dat laten we gebeuren) doen
we er niet zo heel veel mee en gaat een ieder heerlijk zijn eigen gang. Dan is
er dé oplossing. Wij willen workflow….
Een proces wat heden
ten dagen niet lekker loopt, proppen wij in een strak omlijnde workflow in onze
IT-applicatie. Heerlijk! Daarbij zijn we niet gehinderd van allerlei escalatie-
en autorisatieregels. Wanneer Piet niet binnen twee dagen de taak een stap
verder heeft gezet, gaat er automatisch een mail naar zijn chef. Dat zal hem
leren…!
Dat, en dat weet u ook,
gaat niet veel helpen en zal over het algemeen nog meer weerstand oproepen.
Workflow is een pracht middel om processen die goed lopen, efficiënter en
sneller te maken. Neem bijvoorbeeld het accorderen van inkoopfactuurverschillen.
In het verleden kreeg je de papieren factuur opgestuurd en vervolgens liep je
naar de kast met inkooporderformulieren. Je zocht in de klapper de juiste
orders erbij. Misschien had je ook de pakbonnen al bij de hand. Vervolgens kon
je controleren of de factuur afwijkingen had. Zo niet, geen probleem, dan kon
de factuur betaald worden. Wanneer er toch verschillen waren, moest de verantwoordelijke
inkoper een verklaring of akkoord geven (naar gelang het proces was
afgesproken). De papieren factuur, inclusief een kopietje van de order, werd
bij de inkoper in het bakje gelegd in de hoop dat hij er een keer tijd voor had
om er wat van te vinden. Uiteindelijk kwam er dan een uitleg of een akkoord.
Veel papier, een hoop geloop en ge-email of getelefoneer om dit proces in banen
te leiden. In dit proces kan een geautomatiseerde workflow super helpen. Denk
aan dat de papieren factuur komt binnen (ook wel een beetje ouderwets) en
vervolgens wordt gescand. Waarbij de gescande gegevens in ERP worden gematched.
Bij afwijkingen gaat automatisch een workflow lopen en de inkoper krijgt een
mededeling naar een afwijking te kijken. Alle gegevens zijn vanuit één scherm
beschikbaar en hij/ zij kan zijn beslissing per direct nemen. Daarmee sluit de
workflow. Het gehele proces is digitaal te volgen en bij te sturen.
Heb je een inkoper die
zijn bakje met afwijkingen aan zijn laars lapt, dan is de kans groot dat de
mededeling voor een digitaal akkoord ook niet opgepakt wordt. Een workflow is
zo krachtig als de gebruiker die er mee moet werken. Bedenk goed voordat je een
workflow in gebruik gaat nemen of de gebruikers hiermee willen en kunnen
werken. Niet ieder dan dat is het proces af te vangen in workflow. Ik zou gek
worden als ik de hele dag meldingen zou krijgen, omdat alles in een workflow
gepropt moet worden. Er bestaat ook nog zoiets als verantwoording voor je eigen
werk en werkzaamheden.
Verantwoordelijkheden
is ook een leuke. Ik krijg heel vaak de volgende vraag: “Kan een workflow ook
een taak aan een afdeling geven, zodat iemand uit die groep er iets mee moet
doen.” In principe zou dit kunnen, alleen rijst bij mij direct de vraag wie er
dan verantwoordelijk is. Gedeelde verantwoording is geen verantwoording! Dit
zijn typische zaken die je van te voren goed moet afstemmen. Er zijn allerlei
regels (workflow rules) op te stellen
over wie, wat, wanneer en bij hoeveel moet doen en als hij het niet doet wie
dan de volgende in lijn is. Technisch is bijna alles mogelijk, maar het moet
wel werkbaar blijven en waarde toevoegen aan je proces. Waarde kan in deze vaak
uitgelegd worden in efficiëntie en risicobeheersing (foutkans verminderen).
Gebruik workflow dus vanuit
kracht. Alvorens het in te zetten zal er overeenstemming moeten zijn over de
processen en de verantwoordelijkheden. Toch?
Geen opmerkingen:
Een reactie posten